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Maximización: La iglesia y sus ministros y ministerios operan a niveles óptimos de eficacia y eficiencia

Tecla de prioridad en el teclado significa preferencia mayor importancia o primacíaLa clave de la gestión del tiempo es la gestión de prioridades. Centrarse en unas pocas prioridades le permite experimentar el principio bíblico contraintuitivo de «menos es más». No sólo centrarse en menos le permite experimentar menos estrés y más alegría y significado en su trabajo y vida, sino que es más productivo porque «el enfoque se expande.» Cuanto más tiempo le dediques a un punto fuerte, una habilidad o un don, mejor lo harás. Cuanto más se concentre en una iniciativa, actividad o responsabilidad, mayor será el impacto que verá.

Si sabe cuáles son los «motores de aguja» en su ministerio y concentra su tiempo en esas prioridades, realmente logrará resultados más significativos porque se está concentrando en lo que es verdaderamente importante.

Entonces, ¿cómo determina cuáles son los «motores de aguja» en su iglesia o ministerio? A continuación hay seis ejercicios que puede utilizar para priorizar presupuestos, programas, actividades, oportunidades, solicitudes, responsabilidades y listas de cosas por hacer.

Ejercicio #1: La escala de importancia

Un ejercicio para priorizar opciones, actividades, eventos y programas según su importancia crítica para la misión utilizando la siguiente escala de 1 a 4:

  1. Extremadamente importante para la misión
  2. Muy importante para la misión
  3. Algo importante para la misión
  4. Nada importante para la misión

Ejercicio #2: Análisis de Impacto/Riesgo

Ejercicio para priorizar opciones, actividades, eventos y programas según su nivel de impacto en la misión, objetivos, metas y estrategias de la iglesia y su nivel de riesgo utilizando la siguiente escala:

  • Alto impacto/bajo riesgo
  • Alto impacto/medio riesgo
  • Alto impacto/alto riesgo
  • Impacto medio/bajo riesgo
  • Impacto medio/medio Riesgo
  • Impacto medio/Riesgo alto
  • Impacto bajo/Riesgo bajo
  • Impacto bajo/Riesgo medio
  • Impacto bajo/Riesgo alto

Ejercicio nº 3: Análisis de Costo/Tiempo/Impacto

Ejercicio para priorizar opciones, actividades, eventos y programas según su impacto en la misión, objetivos, metas y estrategias de la iglesia utilizando la escala de Alto, Medio y Bajo y los criterios de costo y tiempo y la ponderación de dólares y horas.

Criterios Ponderación Impacto
Coste $: H, M, L
Tiempo del Ministro Horas: H, M, L
Tiempo del personal de apoyo Horas: H, M, L
Tiempo de los voluntarios Horas: H, M, L
Tiempo de los Participantes Horas: H, M, L

Ejercicio #4: Análisis de Alineación Estratégica

Ejercicio para priorizar opciones, actividades, eventos y programas según su alineación estratégica con los Objetivos, Metas y/o Estrategias de la iglesia.

Alineación Estratégica Puntuación Puntuación
Objetivos de la Iglesia

3: Se alinea con uno

6: Se alinea con dos

9: Se alinea con tres o más

Objetivos de la iglesia

3: Se alinea con uno

6: Se alinea con dos

9: Se alinea con tres o más

Estrategias de la iglesia

3: Se alinea con uno

6: Se alinea con dos

9: Se alinea con tres o más

Ejercicio #5: El triángulo de prioridades

Un sistema para priorizar actividades, ministerios, iniciativas y presupuestos en tres niveles de prioridad, elementos que se deben hacer, que se deben hacer y que son agradables de hacer (Adaptado de la pirámide de prioridades de Model-netics de Main Event Management).

¿Qué queremos decir con «Debo Hacer»?

Las actividades, ministerios, iniciativas y presupuestos específicos que conforman sus «Debes Hacer» son esenciales para cumplir con la misión, visión, objetivos y metas de la iglesia y del ministerio. Los deberes son «críticos para la misión» en el sentido de que son necesarios para el éxito y la supervivencia del ministerio y, por lo tanto, deben considerarse prioritarios. Estos elementos son el 20% de lo que usted hace que crea el 80% de sus resultados, hace la mayor diferencia y genera el impacto más alto e inmediato. Los elementos que debe hacer representan la base de la pirámide y deben ocupar al menos el 50-60% de su tiempo y recursos.

¿Qué queremos decir con «debe hacer»? Estos no son esenciales para lograr sus objetivos, al menos en la actualidad o a corto plazo. Los «debería» pueden mover la aguja, pero no en la misma medida que los «debe». Los deberes pueden ayudarle a alcanzar sus objetivos, pero pueden aplazarse. Estos elementos deberían ocupar una proporción menor de tiempo y presupuesto y, en muchos casos, acabarán pasando a la lista de tareas obligatorias. Los elementos que deben hacerse representan el nivel medio del triángulo y no deben ocupar más del 20-40% de su tiempo y recursos.

¿Qué queremos decir con «agradable de hacer?»

Las actividades específicas, los ministerios, las iniciativas y los presupuestos que componen sus «agradables de hacer» sólo pueden llevarse a cabo si los «debe hacer» y los «debe hacer» están bajo control. Por lo general, estos elementos tienen poca recompensa, aunque pueden tener un factor «cálido y difuso», ayudar a alimentar su pasión y renovar su energía. Pueden «añadir valor» a lo que estás haciendo y mejorar la experiencia de la gente, pero no son esenciales. Son opcionales o pueden dejarse de lado indefinidamente, ya que no le ayudan significativamente a alcanzar sus objetivos. Los elementos agradables de hacer representan la punta de la pirámide y no deberían ocupar más del 10-20% de su tiempo y recursos.

Ejercicio nº 5: La regla 80/20

Un ejercicio de priorización para determinar el 20% de sus actividades que producen el 80% de sus resultados.

  1. Liste el 20% de sus programas y ministerios que proporcionan el 80% de sus resultados clave de medición.
  2. ¿Qué programas y ministerios de su 80% restante pueden reducirse, combinarse o eliminarse para liberar más tiempo y recursos para invertir en el 20% de sus iniciativas que proporcionan el mayor impacto?

Ejercicio nº 6: La regla del 50%

Un ejercicio de priorización para identificar lo que es fundamental para la misión.

  1. Si sólo tuviera tiempo para implementar la mitad de sus iniciativas actuales ¿cuáles elegiría?
  2. Si sólo tuviera la mitad de su presupuesto actual, ¿cuál de sus iniciativas actuales eliminaría?
  3. Si sólo tuviera la mitad de sus voluntarios y personal actuales, ¿cuál de sus iniciativas actuales perseguiría?

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