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IT für Unternehmen: Was jedes kleine Unternehmen braucht

Die Welt ist digital, und Ihr Unternehmen muss Schritt halten. Auch Unternehmen, die keine Techniker sind, brauchen Informationstechnologie (IT)! Aber ohne einen Abschluss in Computertechnik kann das ein wenig überwältigend wirken. Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht unbedingt auf dem neuesten Stand der Informatik sein müssen, um Ihr Unternehmen auf dem Laufenden zu halten.

Warum ist IT so wichtig? Ihre Konkurrenten nutzen sie, um effizienter zu sein, und Ihre Kunden erwarten, dass sie ihre Interaktionen mit Ihrem Unternehmen bequemer und sicherer gestalten. Ihre Konkurrenten digitalisieren ihr Bestandsmanagement, ihre Terminplanung, ihre Personalverwaltung, ihre Buchhaltung und vieles mehr, damit sie ihre Gemeinkosten senken und effizienter arbeiten können. Ihre Kunden wollen sicher einkaufen, mit Ihnen online interagieren, Termine vereinbaren und vieles mehr.

Außerdem ist es aus Sicherheitsgründen wichtig, Ihre IT auf dem neuesten Stand zu halten. Laut den 10 Cybersecurity Tips for Small Business der Federal Communications Commissions („FCC“) sind die neueste Software, der neueste Webbrowser und das neueste Betriebssystem die beste Verteidigung gegen Viren, Malware und andere Online-Bedrohungen, da Sie sonst Gefahr laufen, Ihre persönlichen Daten, die Daten Ihres Unternehmens und die Daten Ihrer Kunden zu gefährden.

Wie wir bereits sagten, müssen Sie kein Computertechniker sein, um Ihre IT-Anforderungen zu erfüllen. Hier sind einige der besten (und am leichtesten zugänglichen) IT-Tools, die Ihrem Unternehmen helfen können, effizienter und sicherer zu arbeiten.

Microsoft Outlook

Ein Unternehmen zu führen ist kompliziert, und Sie müssen eine Menge Dinge im Auge behalten. Sie haben wahrscheinlich schon von Microsoft Word und Excel gehört, aber das ist nicht der einzige nützliche Teil der Office-Suite. Kleinunternehmer verlassen sich auf die einfache Automatisierung von Microsoft Outlook, um ihre Dateien zu organisieren, auf dem neuesten Stand zu halten und leicht zugänglich zu machen. Mit der Outlook-Software können Sie E-Mails nach Priorität kategorisieren, und E-Mail-Anhänge werden beim Versenden schneller geladen. Sie können es auch mit Ihrem Kalender synchronisieren, um Ihre Termine zu verwalten.

Cloud-Speicher

Wir alle hören ständig den Begriff „Cloud-Speicher“, aber was genau bedeutet das? Im Grunde bedeutet es, dass Sie Ihre Dateien außerhalb Ihres eigenen Computers speichern. Meistens nutzt man die Server eines großen Unternehmens wie Google. Der Vorteil ist, dass jeder mit den richtigen Anmeldedaten auf diese Dateien zugreifen kann. Sie können also von jedem Computer aus arbeiten, mit anderen Leuten in Echtzeit an demselben Projekt arbeiten und müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass Sie Daten verlieren, wenn Ihre eigene Festplatte abstürzt. Außerdem erhalten Sie den Schutz des Sicherheitssystems des großen Unternehmens, was Ihre Daten sicherer macht.

Die Art und Weise, wie die Cloud-Speicherung Ihrem Unternehmen helfen kann, hängt von Ihrem speziellen Arbeitsbereich ab. Vielleicht möchten Sie die Cloud nutzen, um die Dienstpläne Ihrer Mitarbeiter freizugeben und ihnen die Möglichkeit zu geben, die Übernahme von Schichten zu beantragen. Vielleicht möchten Sie Ihre Buchhaltungssoftware mit der Cloud verknüpfen, damit Ihr Buchhalter sofort auf dem neuesten Stand ist.

Es gibt viele kostenlose Optionen für Cloud Computing, und das Tolle daran ist, dass die Verwendung eines mit der Cloud verbundenen Programms im Grunde genau dasselbe ist wie die Verwendung eines Programms nur auf Ihrem Computer. Dropbox ist ein Cloud-Speicherprogramm, mit dem Sie z. B. geschäftliche Dateien und Bilder speichern können. Google Drive ist eine weitere großartige Möglichkeit, Dokumente, Dateien, Tabellenkalkulationen und vieles mehr gemeinsam zu nutzen, und jeder, der Zugang hat, kann in Echtzeit an diesen Dateien arbeiten.

Netzwerksicherheit auf höchstem Niveau

Nach einer aktuellen McAfee-Umfrage richten sich 60 % aller Cyberkriminalität gegen kleine Unternehmen. Dieselbe Umfrage zeigte enorme Lücken in der Cybersicherheit für kleine Unternehmen; sie ergab, dass weniger als 50 % der kleinen Unternehmen über E-Mail- oder Internetsicherheit verfügen.

Investitionen in die richtige Netzwerksicherheit schützen Ihre Geschäftsdateien, die Finanzdaten Ihrer Kunden und den Ruf Ihres Unternehmens. Die Installation und Aufrechterhaltung einer angemessenen Cybersicherheit schützt nicht nur Ihre Unternehmensdaten, sondern auch den guten Ruf Ihres Unternehmens und die Loyalität Ihrer Kunden.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie auf allen Computern, die mit Ihrem Unternehmen zu tun haben, aktuelle Antivirensoftware installiert haben. Wenn Sie Online-Zahlungen von Kunden entgegennehmen, können Sie eine bereits vorhandene Plattform wie PayPal verwenden, die bereits über integrierte Sicherheitsfunktionen verfügt. Wenn Sie ein eigenes System entwickeln wollen, müssen Sie mit einem IT-Experten zusammenarbeiten, um die Sicherheit zu gewährleisten.

Get Your Small Business IT Game On

Technologie ist der Weg der Welt, und Ihr Unternehmen kann es sich nicht leisten, ihn zu verpassen. Die gute Nachricht ist, dass Sie kein Computertechniker sein müssen – Sie können die Vorteile von Standardwerkzeugen nutzen, um Ihr Unternehmen reibungsloser und effizienter zu machen und Ihren Kunden die Arbeit zu erleichtern.

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