Site Overlay

Maximalisatie: De kerk en haar ambtsdragers en bedieningen functioneren op een optimaal niveau van effectiviteit en efficiëntie

Prioriteitentoets op toetsenbord betekent voorkeur Groter belang of voorrangDe sleutel tot timemanagement is prioriteitenmanagement. Door u te concentreren op een paar prioriteiten kunt u het contra-intuïtieve bijbelse principe van “minder is meer” ervaren. Door je op minder te concentreren ervaar je niet alleen minder stress en meer vreugde en betekenis in je werk en leven, maar je bent ook productiever omdat “focus uitbreidt.” Hoe meer tijd je besteedt aan een kracht, vaardigheid of gave, hoe beter je er in wordt. Hoe meer je je richt op een initiatief, activiteit of verantwoordelijkheid, hoe meer impact je ziet.

Als je weet wat de “naaldverplaatsers” zijn in je bediening en je je tijd concentreert op die prioriteiten, zul je in feite meer zinvolle resultaten bereiken omdat je je richt op dat wat echt belangrijk is.

Dus, hoe bepaal je wat de “naaldverplaatsers” zijn in je kerk of bediening? Hieronder vindt u zes oefeningen die u kunt gebruiken om prioriteiten te stellen in budgetten, programma’s, activiteiten, mogelijkheden, verzoeken, verantwoordelijkheden en to do-lijstjes.

Oefening #1: De Belangrijkheidsschaal

Een oefening voor het prioriteren van opties, activiteiten, evenementen en programma’s op basis van hun missiekritische belang door gebruik te maken van de volgende 1-4 schaal:

  1. Extreem belangrijk voor de missie
  2. Zeer belangrijk voor de missie
  3. Zeer belangrijk voor de missie
  4. Enigszins belangrijk voor de missie
  5. Niet belangrijk voor de missie

Oefening #2: Impact/Risico Analyse

Een oefening voor het prioriteren van opties, activiteiten, gebeurtenissen en programma’s volgens hun niveau van impact op de missie, doelstellingen, doelen en strategieën van de kerk en hun niveau van risico door gebruik te maken van de volgende schaal:

  • Hoge impact/laag risico
  • Hoge impact/hoog risico
  • Hoge impact/hoog risico
  • Middelgrote impact/laag risico
  • Middelgrote impact/gemiddeld Risico
  • Medium Impact/Hoog Risico
  • Lage Impact/Laag Risico
  • Lage Impact/Middelmatig Risico
  • Lage Impact/Hoog Risico

Oefening #3: Kosten/Tijd/Impact Analyse

Een oefening voor het prioriteren van opties, activiteiten, evenementen en programma’s op basis van hun impact op de missie, doelstellingen, doelen en strategieën van de kerk met behulp van de schaal van Hoog, Gemiddeld en Laag en de criteria van kosten en tijd en de weging van dollars en uren.

Criteria Weging Impact
Kosten $: H, M, L
Tijd van de minister Aantal uren: H, M, L
Tijd van Ondersteunend Personeel Uren: H, M, L
Tijd van Vrijwilligers Uren: H, M, L
Tijd van deelnemers Uren: H, M, L

Oefening #4: Analyse strategische afstemming

Een oefening voor het prioriteren van opties, activiteiten, evenementen en programma’s op basis van hun strategische afstemming met de doelstellingen, doelen en/of strategieën van de kerk.

Strategic Alignment Score Value Score
Church Objectives

3: Stemt overeen met één

6: Stemt overeen met twee

9: Stemt overeen met drie of meer

Kerkdoelen

3: Stemt overeen met één

6: Stemt overeen met twee

9: Stemt overeen met drie of meer

Kerkstrategieën

3: Stemt overeen met één

6: Stemt overeen met twee

9: Stemt overeen met drie of meer

Oefening #5: De Prioriteitsdriehoek

Een systeem voor het prioriteren van activiteiten, bedieningen, initiatieven en budgetten in drie prioriteitsniveaus, Must Do, Should Do, en Nice To Do items (Aangepast van de Model-netics Prioriteitenpiramide van Main Event Management).

WAT BETEKEN WE MET “MOETEN DOEN?”

De specifieke activiteiten, bedieningen, initiatieven en budgetten die deel uitmaken van uw “Must Do’s” zijn essentieel voor het voldoen aan de missie, visie, doelstellingen en doelen van de kerk en het ministerie. Must Do’s zijn “mission critical” in die zin dat ze nodig zijn voor het succes en het overleven van de bediening en daarom als prioriteit moeten worden beschouwd. Deze items zijn de 20% van wat je doet dat 80% van je resultaten creëert, het grootste verschil maakt en de hoogste en meest directe impact genereert. Must Do items vertegenwoordigen de basis van de piramide en zouden tenminste 50-60% van uw tijd en middelen in beslag moeten nemen.

Wat bedoelen we met “SHOULD DO?”

De specifieke activiteiten, bedieningen, initiatieven en budgetten die deel uitmaken van uw “Should Do’s” kunnen worden ondernomen als de “Must Do’s” onder controle zijn. Deze zijn niet essentieel voor het bereiken van uw doelstellingen, althans niet op dit moment of op korte termijn. Should Do’s kunnen de naald in beweging brengen, maar niet in dezelfde mate als Must Do’s. Should Do’s kunnen u helpen uw doelstellingen te bereiken, maar ze kunnen worden uitgesteld. Deze items zouden een kleiner deel van de tijd en het budget in beslag moeten nemen en zullen in veel gevallen uiteindelijk naar uw lijst van Must Do’s worden overgeheveld. De “Should Do”-items vormen de middelste laag van de driehoek en mogen niet meer dan 20-40% van uw tijd en middelen in beslag nemen.

WAT BETEKEN WE MET “NICE TO DO?”

De specifieke activiteiten, ministeries, initiatieven en budgetten die deel uitmaken van uw “Nice to Do’s” kunnen alleen worden ondernomen als de “Must Do’s” en “Should Do’s” onder controle zijn. Meestal levert het weinig op, ook al hebben ze een “warme en donzige” factor, helpen ze je passie aan te wakkeren en je energie te vernieuwen. Ze kunnen “waarde toevoegen” aan wat je doet en de ervaring van mensen verbeteren, maar zijn niet essentieel. Ze zijn optioneel of kunnen voor onbepaalde tijd met rust gelaten worden omdat ze u niet significant helpen uw doelstellingen te bereiken. Nice to Do-items vertegenwoordigen de punt van de piramide en zouden niet meer dan 10-20% van uw tijd en middelen in beslag mogen nemen.

Oefening #5: De 80/20-regel

Een prioriteringsoefening om de 20% van uw activiteiten te bepalen die 80% van uw resultaten opleveren.

  1. Lijst de 20% van uw programma’s en ministeries die 80% van uw belangrijkste meetresultaten opleveren.
  2. Welke programma’s en ministeries van uw resterende 80% kunnen worden verminderd, gecombineerd of geëlimineerd om meer tijd en middelen vrij te maken om te investeren in de 20% van uw initiatieven die de meeste impact hebben?

Oefening #6: De 50% Regel

Een prioriteitsoefening om datgene te identificeren wat de kern is van de missie.

  1. Als u slechts tijd had om de helft van uw huidige initiatieven te implementeren welke zou u dan kiezen?
  2. Als u slechts de helft van uw huidige budget had, welke van uw huidige initiatieven zou u dan elimineren?
  3. Als u slechts de helft van uw huidige vrijwilligers en personeel had, welke van uw huidige initiatieven zou u dan nastreven?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.